スプレッドシートを用いた効率化事例3選

こんにちは。
株式会社アプリボット、QAエンジニアの佐藤です。

弊社には「CR」という、ルーチンワーク(Routine)を減らし、新しいチャレンジ(Challenge)の時間を増やすという文化があります。
1ヶ月ごとにその月に誰がどんな「CR」を行ったのかを全社間で発表・共有し、さらなる生産性の向上にむけて日々取り組んでおります。

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参考:「ベンチャー流働き方改革」

https://ameblo.jp/kouki-ukita/entry-12248019460.html

効率化を実施するうえで重要な考え方

効率化と単純に言いますが、今までやってきた作業がただ楽になるだけではあまり意味がありません。
何を効率化したいのか課題が見えていて、その課題の解消が行えるものかを考える必要があります。
効率化には大きく2軸の指標があると思っています。

ミス減少

よく複数の資料に同じことが書いてあって、何か変更があった場合すべての資料を更新しないといけない、という場面を見ます。このような状態を二重管理といい、いずれかの更新が漏れるとミスが発生し、不具合につながります。

同じ内容が複数の場所で必要になったとき、なるべくその情報を「参照」できないかを考えてみましょう。参照の形であれば、情報ソースが変更されれば全ての場所で内容が置きかわります。

工数削減

ある毎月必要な作業を行うのに5人日かかり、現在のフローだと5人日/月のコストになっているとします。そして、この作業は少なくとも向こう1年は行われる見込みとします。

もしこの作業を、ある効率化を行うと3人日に減らすことができたとします。それだけ聞くとすぐ「やるべきだ」と思うかもしれませんが、その効率化にどれほどのコストがかかるかも合わせて考える必要があります。

ある毎月必要な作業を行うのに5人日かかり、現在のフローだと5人日/月のコストになっているとします。そして、この作業は少なくとも向こう1年は行われる見込みとします。
その場合、1年あたりの工数は 5人日x12ヶ月=60人日必要という計算になります。

もしこの作業を `5人日かけて効率化` を行うと3人日に減らすことができたとします。
この場合1年あたりの工数は3人日x12ヶ月+5人日=41人日となり、約2/3の工数に抑えることができます。

効率化に10人日かかった場合 3×12ヶ月+10人日=46人日 → 14人日浮いたので、工数削減成功

効率化に30人日かかった場合 3×12ヶ月+30人日=66人日 → 6日余計にかかったので、工数削減失敗

このように、効率化を実行して作業が楽になったとしても、結果として損してしまうこともあります。

ただしその効率化によって数値化できるもの以外の所で恩恵がある場合も考えられると思います。工数は増えても、前述のようにミスが大幅に減少するの見込みがあれば、トータルでやってよかったと判断できますと思います。その作業に関わる様々な要因から、効率化の実施を考えてみましょう。

事例紹介

自分は特に業務でスプレッドシートの効率化を行なっており、その中から特に評判のよかったものをいくつかご紹介したいと思います。

タスク一覧をGoogleカレンダー登録する

■ 問題点

  • ガントチャートのようなスケジュール表示をスプレッドシート関数で行なっていて非常に動作が重かった
  • 個人やチームのタスクの状況がわからず一覧性が低かった

■ 対策

  • 登録したタスク表を元にGoogleカレンダーとして吐き出すGASを作成 タスク表で「完了」にすると、カレンダーからも削除されるカレンダーは個人ごと・チームごとに登録され、タスク状況確認が容易

■ 導入結果

  • スケジュール管理者の工数が減少 各作業者のタスク認識漏れが減少

 

ガチャオッズ生成シート

■ 問題点

  • 通常ガチャに限定キャラが入ってしまうなどのオペミス発生
  • 属性ピックアップガチャなどで一部アイテムの設定漏れ
  • マスタデータの値としては存在しないが「◯◯シリーズ」などの運用上で定められる見えないくくりの列挙漏れ

■ 対策

  • 排出物に、性別・種別・リリース許可日時などのタグを登録
  • タグのくくりをもとに排出物の内容や確率を簡単にフィルターできる

■導入結果

  • 導入以降意図しないアイテムの排出・必要アイテム漏れほぼなし
  • デバッグ時のオッズ確認での不具合発見→差し戻しほぼなし

マスタデータシステム

■ 問題点

  • 基本的なデータミスが起きやすく、デバッグ差し戻しで工数圧迫
  • Excelで管理すると、複数の施策作業を同時に行うとマージにしくい

■ 対策

  • データの型を自動で検知、不都合があれば警告発生。サーバにアップロードされる前に基本的な不具合が打ち取れる
  • 重複禁止のカラムでの同値検知
  • 開始時刻〜終了時刻の逆転検知
  • あらかじめ設定した下限値上限値オーバー検知
  • 出力制御で施策リリース単位で含まれるデータを管理

■ 導入結果

  • 1つのシートを複数の作業者が同時に扱えることで、半日かかることもあったマージ作業がゼロ

まとめ

効率化は着手開始直後の負荷も少なくないですが、長期的に大きなゆとりと安心を生み出してくれます。
より業務の本質に時間を使えるよう、日々何気なく消化しているタスクから解放されるための効率化にチャレンジしてみてください。


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